ഓപ്പൺ ഓഫീസ് റൈറ്റർ - കുറച്ച് കാര്യങ്ങൾ

സാധാരണ കമ്പ്യൂട്ടർ ഉപയോഗിക്കുന്നവരെ പോലെ പലപ്പോഴും വേർഡ് പ്രോസസ്സിങ്ങ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകളുടെ സേവനം ആവശ്യമായി വരാറുണ്ട്. കാര്യമായി മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വേഡുതന്നെയാണ് ഇതുവരെ ഉപയോഗിച്ചിരുന്നത്. അടുത്ത കാലത്താണ് ഉബുണ്ടുവിലേക്ക് മാറിയത്. അന്നുമുതൽ പരമാവധി ഓപ്പൺ സോഴ്സ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകൾ ഉപയോഗിക്കാൻ തീരുമാനിച്ചിരുന്നു. അങ്ങനെയിരിക്കേയാണ് ഇന്ത്യൻ ഭാഷാ വിക്കിമീഡിയ സംരംഭങ്ങൾക്ക് വേണ്ടിയുള്ള ന്യൂസ്‌ലെറ്റർ തയ്യാറാക്കുന്ന കാര്യത്തിനായി ഷിജു സമീപിക്കുന്നത്. ഒരു വേഡ് പ്രോസസ്സറിൽ ചെയ്യാവുന്ന പണികളെ അതിലുണ്ടാവൂ എന്നതിനാലും ലിനക്സിലും വിൻഡോസിലും ഒരു പോലെ പ്രവർത്തിക്കുന്നതായതിനാലും ഓപ്പൺ ഓഫീസ് സ്യൂട്ടിലെ റൈറ്റർ (Writer) ഉപയോഗിക്കാൻ തീരുമാനിക്കുകയായിരുന്നു.
 
അല്ലറ ചില്ലറ പരീക്ഷണങ്ങൾ നടത്തിയിട്ടുണ്ടെന്നല്ലാതെ റൈറ്ററിൽ ഞാനിതുവരെ കാര്യമായി ഒന്നും ചെയ്തിട്ടുണ്ടായിരുന്നില്ല. അതുകൊണ്ട് തന്നെ ഡെസ്ക്ടോപ്പ് പബ്ലിഷിങ്ങിനാവശ്യമായ എന്തൊക്കെ കാര്യങ്ങൾ അതിലുണ്ട് എന്നതിനെ കുറിച്ച് വ്യക്തമായ അറിവുമില്ലായിരുന്നു. ന്യൂസ് ലെറ്റർ പണി പുരോഗമിക്കുന്നതിനിടെ ആവശ്യമുള്ള സംഗതികൾ തേടിപ്പിടിച്ച് കണ്ടെത്തുകയായിരുന്നു (അതും ബുദ്ധിമുട്ടൊന്നുമില്ലാതെ). അങ്ങനെ കണ്ടെത്തിയ കാര്യങ്ങളിൽ ചില പ്രധാനപ്പെട്ടവയെന്ന് തോന്നിയവ നിങ്ങളെ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നതിനാണീ പോസ്റ്റ്. റൈറ്റർ കാര്യമായി ഉപയോഗിക്കുന്നവർക്ക് ഇതെല്ലാം പരിചിതമായിരിക്കുമെന്നറിയാം. അങ്ങനെയല്ലയാല്ലാത്തവർക്ക് ഈ പോസ്റ്റ് ഉപയോഗപ്പെട്ടേക്കാം എന്ന് കരുതുന്നു.

സെക്ഷനുകൾ
ന്യൂസ് ലെറ്റർ ഡോക്യുമെന്റിനെ വിവിധ ഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കേണ്ടതുണ്ടായിരുന്നു. സാധാരണ പുസ്തകത്തിലെ അധ്യാങ്ങളെ പോലെ, ഒരോ ഭാഷയ്ക്കും ഒരോ ഭാഗവും പിന്നെ ആമുഖം, അവതാരിക, പകർപ്പാവകാശം, ബാദ്ധ്യതാനിരാകരണം, അപ്പെൻഡിക്സ് തുടങ്ങിയവ അതിലുണ്ട്. ഇങ്ങനെ ഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കുന്നതിന് റൈറ്ററിലെ സെക്ഷൻ എന്ന സംഗതി ഉപയോഗിക്കാം. ചെറിയ ഡോക്യുമെന്റുകളിൽ സെക്ഷനുകൾ ഉപയോഗിക്കേണ്ടി വരില്ലെങ്കിലും പുസ്തക നിർമ്മാണത്തിനായൊക്കെയുള്ള വലിയ ഡോക്യുമെന്റുകളിൽ അവ അത്യാവശ്യമാണ്. ഡോക്യുമെന്റിനൊരു ഘടനയുണ്ടാക്കാനും പിന്നീട് ചെയ്യേണ്ടുന്ന പല കാര്യങ്ങളും കാര്യക്ഷമമായി ചെയ്യുവാനും അവ ആവശ്യമാണ്.

ഒരു സെക്ഷൻ ചേർക്കുന്നതിനായി ആവശ്യമുള്ള സ്ഥലത്ത് കാരറ്റ് (ടൈപ്പു ചെയ്യുന്ന ഭാഗത്ത് മിന്നുന്ന വടി, ചിലർ കഴ്സർ എന്നും വിളിക്കും) വെച്ച് മെനുവിൽ Insert->Section... ഞെക്കുക, അപ്പോൾ വരുന്ന "Insert Section” വിൻഡോയിൽ "New Section” എന്നതിനു താഴെയുള്ള ബോക്സിൽ പുതിയ സെക്ഷന്റെ പേര് ചേർത്ത് "Insert” ബട്ടൺ ഞെക്കുക. അപ്പോൾ നാലുവശത്തും അരികുകളോടുകൂടി സെക്ഷന്റെ ബോക്സ് കാണാം. ആവശ്യമുള്ള കാര്യങ്ങൾ സെക്ഷനിലേക്ക് ടൈപ്പ് ചെയ്തോ കോപ്പി ചെയ്തോ ചേർക്കാവുന്നതാണ്. നിലവിലുള്ള ഒരു സെക്ഷന്റെ ഇടയിലെവിടെയെങ്കിലും വച്ചാണ് ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതെങ്കിൽ പുതിയ സെക്ഷൻ അതിന്റെ ഉപ സെക്ഷനായിരിക്കും. നിലവിൽ കാരറ്റ് ഏത് സെക്ഷനിലാണോ ഉള്ളത് ആ സെക്ഷന്റെ പേര് സ്റ്റാറ്റർ ബാറിൽ മധ്യത്തിൽ നിന്ന് അൽപം വലത്തോട്ടുമാറി കാണാം.

സ്റ്റാറ്റസ് ബാറിൽ നിലവിലെ സെക്ഷന്റെ പേര് കാണിക്കുന്നു.

പുതിയ സെക്ഷൻ ചേർക്കുന്നറ്റിനുള്ള വിൻഡോ.

സെക്ഷൻ ലോക്കിങ്ങ്, രഹസ്യ വാക്കു ചേർത്തുള്ള ലോക്കിങ്ങ്
ഒരു വലിയ ഡോക്യുമെന്റിൽ കുറേയധികം സെക്ഷനുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കും. അത്തരം ഡോക്യുമെന്റുകളിൽ ചിത്രങ്ങളും പല വിധത്തിൽ ഫ്രെയിമുകളും ചേർക്കപ്പെട്ടിണ്ടാകും. ഡോക്യുമെന്റിന്റെ ഒരു സെക്ഷനിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തിക്കൊണ്ടിരിക്കുമ്പോൾ മറ്റ് സെക്ഷനുകളിൽ അബദ്ധത്തിൽ മാറ്റം വരാതെ നോക്കാൻ ഒരോ സെക്ഷനും ലോക്ക്/പ്രൊട്ടക്റ്റ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കുന്നതാണ്. അതിനുവേണ്ടി ഏതെങ്കിൽ സെക്ഷനിൽ ക്യാരറ്റ് ഉള്ള അവസരത്തിൽ താഴെ സ്റ്റാറ്റസ് ബാറിൽ സെക്ഷന്റെ പേര് പ്രദർശിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നിടത്ത് ഇരട്ട ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ "Edit Sections" എന്ന വിൻഡോ വരും അതിൽ ഇടതുവശത്ത് സെക്ഷനുകളുടെ ലിസ്റ്റ കാണാം. ആവശ്യമുള്ള സെക്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ലിസ്റ്റിന് വലതുവശത്തുള്ള "Write Protection" എന്ന ഭാഗത്തുള്ള "Protected" എന്ന് ചെക്ക് ബോക്സ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് "OK" ബട്ടൺ ഞെക്കുക. അതോടെ തിരഞ്ഞെടുത്ത് "Protected" ടിക്ക് ചെയ്ത സെക്ഷനുകളൊക്കെ സംരക്ഷിതമായിക്കൊള്ളും. "Protected" ചെക്ക്ബോക്സിനു താഴെയുള്ള "With password" എന്നത് ടിക്ക് ചെയ്താൽ രഹസ്യവാക്ക് നൽകിയുള്ള സംരക്ഷണം നൽകാൻ കഴിയും. മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ഡോക്യുമെന്റ് മറ്റുള്ളവർക്ക് നൽകേണ്ട അവസരങ്ങളിൽ പ്രതേക സെക്ഷനുകൾ അവർ മാറ്റം വരുത്തുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും. സംരക്ഷണം ഏർപ്പെടുത്തുന്ന സെക്ഷന്  ഉപസെക്ഷനുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അവയും സ്വാഭാവികമായി സംരക്ഷിക്കപ്പെടും.

'Edit Sections' വിൻഡോ.

ഇൻഡസ്കും ടേബിൾ ഓഫ് കണ്ടന്റ്സും
സാധാരണ ഡോക്യുമെന്റുകളിൽ അതുപോലെ പുസ്തകങ്ങളിലും തുടക്കത്തിൽ ടേബിൾ ഓഫ് കണ്ടന്റ്സ് അഥവാ ഉള്ളടക്കവും ഒടുക്കം ഇൻഡക്സും നൽകുന്ന പതിവുണ്ട്. ഡോക്യുമെന്റിലെ, പുസ്തകത്തിലെ ആവശ്യമുള്ള ഭാഗങ്ങളിൽ എളുപ്പം എത്തിച്ചേരുന്നതിന് സഹായിക്കുന്നതിനാണിവ. ഉദാഹരണത്തിന് അഞ്ചാം അധ്യായം ഏത് താളിലാണെന്നറിയാൻ പുസ്തകത്തിന്റെ തുടക്കത്തിലുള്ള 'ഉള്ളടക്കം' പരിശോധിച്ചാൽ മതിയാകും. അതുപോലെ ചില വാക്കുകൾ ഏതൊക്കെ താളുകളിൽ പ്രതിപാദിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട് എന്നറിയാൻ അവസാനമുള്ള ഇൻഡക്സ് നോക്കിയാൽ മതി, സാങ്കേതിക പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇത് വളരെ അത്യാവശ്യമാണ്. ഇത്തരം കാര്യങ്ങൾ നമുക്ക് സാധാരണ രീതിയിൽ തന്നെ ചേർക്കാമെങ്കിലും ഡോക്യുമെന്റിൽ മാറ്റം വരുത്തുന്ന അവസരങ്ങളിൽ വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടായി തോന്നും. സാധാരണ ഗതിയിൽ 'ഉള്ളടക്കം' തയ്യാറാക്കി എന്നിരിക്കട്ടെ, അതിൽ ഒരോ അധ്യായവും അതിന്റെ ഉപവിഭാഗങ്ങളും ഏതൊക്കെ താളുകളിലാണുള്ളതെന്ന് കാണിച്ചിരിക്കും, അതിനു ശേഷം ഒന്നാം അധ്യായത്തിൽ അൽപം കാര്യങ്ങൾ ചേർക്കേണ്ടി വരികയും ഒരു താൾ കൂടുതലായി വരികയും ചെയ്താൽ അതിനു ശേഷമുള്ള അധ്യായങ്ങളുടേയെല്ലാം താൾ നമ്പർ മാറും ഇത് 'ഉള്ളടക്കം' ത്തിൽ പുതുക്കേണ്ടി വരും. ഇതൊക്കെ ഒഴിവാക്കാനും 'ഉള്ളടക്കം', 'ഇൻഡക്സ്' എന്നിവ എളുപ്പത്തിൽ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും റൈറ്ററിൽ ഉപാധികളുണ്ട്. ഒരു അധ്യായത്തിന്റെ തലക്കെട്ട് ഉള്ളടക്കത്തിൽ ചേർക്കാൻ അത് സെലെക്റ്റ് ചെയ്തതിനുശേഷം Insert->Indexes and Tables->Entry... എന്ന മെനു എടുക്കുക, അപ്പോൾ വരുന്ന "Insert Index Entry" വിൻഡോയിലെ Index എന്നതിൽ Table of Contents തിരഞ്ഞെടുത്ത് "Insert" ബട്ടൺ ഞെക്കുക. ഇൻഡക്സിലാണ് ചേർക്കേണ്ടതെങ്കിൽ ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് Alphabetical Index തിരഞ്ഞെടുത്താൽ മതി, ഇതൊന്നുമല്ലാതെ മറ്റ് ഇൻഡക്സുകൾ ചേർക്കുകയുമവാം. ഒന്നിൽ കൂടുതൽ വാക്കുകളും മറ്റും ചേർക്കാൻ "Insert Index Entry" വിൻഡോ അടക്കാതെ ഡോക്യുമെന്റിന്റെ ഓരോ ഭാഗത്തും ചെന്ന് ടെക്സ്റ്റുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ടേബിൾ ഓഫ് കണ്ടന്റ്സ്, ഇൻഡക്സുകൾ എന്നിവയിൽ ആവശ്യമുള്ളവ എടുത്ത് "Insert" ബട്ടൺ ഞെക്കിയാൽ മതി.

വാകുകൾ ഇൻഡക്സിലേക്ക് ചേർക്കൽ.

ഇനി തയ്യാറാക്കിയ ടേബിൾ ഓഫ് കണ്ടന്റ്സ്, ഇൻഡക്സ് എന്നിവ ചേർക്കുന്നതിനായി Insert->Indexes and Tables->Indexes and Tables... മെനു ഞെക്കുക വരുന്ന വിൻഡോയിൽ നിന്ന് ഏതാണോ ചേർക്കേണ്ടത് അത് തിരഞ്ഞെടുത്ത് ആവശ്യമുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ നടത്തിൽ "OK" ബട്ടൺ ഞെക്കിയാൽ മതി. ശേഷം നമ്മൾ ടേബിൾ ഓഫ് കണ്ടന്റ്സിലും ഇൻഡക്സിലും വാക്കുകൾ ചേർക്കുയാണെങ്കിൽ അതിനനുസരിച്ച് പട്ടിക അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ Tools->Update->All Indexes and Tables മെനു ഉപയോഗിക്കാം.

സ്റ്റൈൽസും ഫോർമാറ്റിങ്ങും
ഒരു ഡോക്യുമെന്റിലെ പലഭാഗങ്ങളും കാഴ്ചയിൽ ഒരേ വിധത്തിലാക്കേണ്ടി വരും. അധ്യായങ്ങളുടെ തലക്കെട്ടുകളെല്ലാം ഒരേ നിറത്തിലും ഫോണ്ട് വലിപ്പത്തിലുമാക്കുക, ഖണ്ഡികകളുടെയെല്ലാം ആദ്യത്തെ വരി അൽപം വിട്ട് തുടങ്ങുക തുടങ്ങിയവ അതിനുദാഹരണങ്ങളാണ്. പുതിയ ഒരോ അധ്യയം ചേർക്കുമ്പോഴും പഴയ അധ്യായ തലക്കെട്ടിന് സമാനമാക്കുന്നതിനായി ഒരോ തവണയും വലിപ്പവും ഫോണ്ട് ക്രമീകരിക്കുന്നത് വലിയ ബുദ്ധുമുട്ടായിരിക്കും. അതുപോലെ പിന്നീട് വല്ലപ്പോഴും ഫോണ്ട് മാറ്റണമെന്നുണ്ടെങ്കിൽ ഒരോ അധ്യായ തലക്കെട്ടിന്റെ ഫോണ്ടും പോയി മാറ്റുന്നത് വലിയ മിനക്കേടായിരിക്കും. ഇതൊക്കെ പരിഹരിക്കുന്നതിനാണ് സ്റ്റൈലുകൾ. ഫോണ്ട്, ഫോണ്ട് വലിപ്പം, ടെക്സ്റ്റിന്റെ വ്യത്യസ്ത ഭാഗങ്ങളിൽ പാലിക്കേണ്ട അകലങ്ങൾ തുടങ്ങിയവയൊക്കെ ഒരു സ്റ്റൈലിൽ ക്രമീകരിക്കാം. ആവശ്യമുള്ള ഭാഗങ്ങളിൽ ഈ സ്റ്റൈലുകൾ പ്രാവർത്തികമാക്കിയാൽ മതി, സ്റ്റൈലിൽ മാറ്റം വരുത്തുമ്പോൾ അതുപയോഗിച്ചിരിക്കുന്ന ടെക്സ്റ്റുകളും അതുപോലുള്ള മറ്റ് ഭാഗങ്ങളും തനിയേ മാറുകയും ചെയ്യും. സ്റ്റൈൽ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനായി അത് പ്രാവർത്തികമാക്കാനുള്ള ഖണ്ഡികയോ മറ്റ് തിരഞ്ഞെടുത്ത് (ഖണ്ഡികയിലെവിടെയെങ്കിലും കാരറ്റ് വരുത്തിയാൽ മതി). സ്റ്റൈലുകൾ പട്ടിക ലഭിക്കാനും അവ പ്രാവർത്തികമാക്കാനുമായി Format->Styles and Formatting മെനു ഉപയോഗിക്കുക. ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ തന്നെ അതിൽ ഏതാനും സ്റ്റൈലുകൾ സ്വതേ ഉണ്ടായിരിക്കും.

സ്റ്റൈലുകൾ.

ക്രോസ്സ് റെഫെറൻസ്
ഡോക്യുമെന്റിൽ മറ്റിടങ്ങളിലെ കാര്യങ്ങളെ സംബന്ധിച്ച് പ്രതിപാതിക്കേണ്ട അവസരങ്ങളിൽ ക്രോസ് റഫറൻസ് ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. വ്യത്യസ്ത രീതികളിൽ ക്രോസ് റഫറൻസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഏതെങ്കിലും അധ്യായത്തിന്റെ താൾ നമ്പർ പ്രതിപാദിക്കണമെന്നിരിക്കട്ടെ അത്തരം അവസരങ്ങളിൽ ക്രോസ് റഫറൻസ് നൽകാം, പിന്നീട് കൂട്ടിച്ചേർക്കലുകൾ നടക്കുമ്പോൾ ആ അധ്യായത്തിന്റെ താൾ നമ്പർ മാറുന്നതിനനുസരിച്ച് ക്രോസ് റഫറൻസ് നൽകിയിടത്തും മാറിക്കൊള്ളും. ചിത്രം ശ്രദ്ധിക്കുക.

അധ്യായത്തിന്റെ താൾ നമ്പർ ക്രോസ് റഫറൻസായി നൽകുന്നു.

പതിപ്പുകൾ
ഡോക്യുമെന്റ് പണി പുരോഗമിക്കുന്നതിനിടെ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുമ്പോൾ ചിലപ്പോൾ വരുത്തിയ മാറ്റങ്ങൾ ഒഴിവാക്കേണ്ടിയൊക്കെ വരും. അതിനായി മാറ്റം വരുത്തുന്നതിനു മുൻപുള്ള പതിപ്പ് വേറൊരു ഫയലിൽ സേവ് ചെയ്യാം. എന്നാൽ ഇതേ രീതിയിൽ ചെയ്താൽ ഡോക്യുമെന്റിന്റെ വ്യത്യസ്ത പതിപ്പുകൾക്ക് വേണ്ടിയൊക്കെ വിവിധ ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടി വരും. ഇതൊഴിവാക്കി ഡോക്യുമെന്റിന്റെ പതിപ്പുകളിലെ മാറ്റങ്ങൾ ഡോക്യുമെന്റിനുള്ളിൽ തന്നെ സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് റൈറ്ററിൽ സൗകര്യമുണ്ട്. അതിനായി File->Versions... എന്ന മെനു വഴി വരുന്ന വിൻഡോ ഉപയോഗിക്കാം. നിലവിലെ പതിപ്പ് സേവ് ചെയ്യാനും, ഡോക്യുമെന്റ് അടക്കുമ്പോൾ തനിയെ പതിപ്പ് സേവ് ചെയ്യുന്നത് സെറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള സൗകര്യവുമെല്ലാം അതിലുണ്ട്.

ഡോക്യുമെന്റ് പതിപ്പുകൾ.

ഈ സൗകര്യം എന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടാൻ വൈകിപ്പോയതിനാൽ അതുപയോഗിച്ചു നോക്കിയിട്ടില്ല (ചിത്രത്തിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന പതിപ്പുകൾ വെറുതെ കാണിക്കാനായി നിർമ്മിച്ചതാണ്).

അറിവിലേക്കായി പറയാനുള്ള ഒരു കാര്യം റൈറ്ററിന്റെ സ്വാഭാവിക ഫയൽ തരമായ ODT യഥാർത്ഥത്തിൽ ഒരു സിപ്പ് (Zip) ഫയലാണ് എന്നുള്ളതാണ്. ODT എന്ന എക്സ്റ്റൻഷൻ മാറ്റി Zip ആക്കി (അല്ലാതെയും) നിങ്ങൾക്കത് ഡീകമ്പ്രസ്സ് ചെയ്ത് അതിലെ ഉള്ളടക്കം കാണാവുന്നതാണ്. ഉദാഹരണത്തിന് നമ്മൾ ഡോക്യുമെന്റിൽ ചേർക്കുന്ന ചിത്രങ്ങളൊക്കെ അതിലെ "Pictures” എന്ന ഫോൾഡറിൽ കാണാൻ സാധിക്കും. അതു പോലെ മറ്റ് ഫയലുകളും കാണാവുന്നതാണ്.  ചില തരികിടകൾ ഡോക്യുമെന്റ് ഡീക്രമ്പസ് ചെയ്ത് സാധിച്ചെടുക്കാം.